【研究所推甄心得】PART 6 — 最後階段上傳資料你必須注意的事!

 上傳資料必須注意的事!

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        最近是各間學校報名系統上傳資料的時候,無論你是即將截止或是未來一周即將報名開始上傳資料,希望這篇文章都能幫助大家,避免因為在最後階段資料上傳的問題,導致過去三年的努力白費。這篇文章也會提供過往自己上傳資料所遇到的問題跟大家分享。

●報名方式與截止日期

        首先一開始須注意的是報名截止日期(上傳資料的期限),以及繳費方式,通常系統都會有銀行轉帳、超商繳費、信用卡繳費,但要注意是否有報名成功,繳費後不會立即顯示是否成功繳費,要成功繳費後才能辦系統的帳號、密碼。因此必須隨時注意繳費是否審核通過,才能進行後續動作。

        之前班上有同學因為沒注意繳費是否審核通過,而錯過3-4天的報名時間,差點來不及上傳資料! 

●審查資料

        確認繳費完成後,必須依照系統上所列的項目依序上傳先前準備好的資料。以下是每項資料的注意事項:

    1.基本資料表

        基本資料表上就是要填上正確的每學期平均(GPA)以及排名百分比。另外還有相關專業科目成績填寫,有些可能會名稱雷同,基本上差異不大的話盡量填寫上去,這個部分蠻重要的因為如果太多相關專業科目空白對書審影響的成績蠻大,審查教授會認為這位學生沒有相關專業科目的修課經驗。

    2.在學證明

         此項在學證明必須確認是否為正本,必須蓋有大學的學校印章,另外要特別注意的是因為都是電子檔上傳盡量使用彩色掃描

    3.成績單

         成績單上面一樣須為正本掃描外,必須要有每學期的排名(系、班),還有學期總平均以及百分比

    4.自傳讀書計畫與研究計畫

         這項必須檢查轉檔成 pdf 後會不會有圖片、表格、文字跑版的問題,尤其是如果有做封面或是表格的話一定要仔細檢查,因為送出之後就是不能修改了!

    5.推薦函

         推薦函的這個項目在開通帳號的第一天時必須盡快寄去系上教授的信箱寄出後也需要及時寫mail給教授詢問是否收到推薦函的文件千萬不要等到只剩2-3天才寄,因為有些教授平常很忙或是教授信件太多而被忽略都是有可能的。也必須隨時注意教授是否填寫成功送出,系統也會發出通知信件告訴你:「此教授推薦函已送出!」。

    6.其他助於審查資料

         審查資料必須注意證明文件是否與前面的自傳描述的相互吻合。另外專題跟比賽都可以放在這部分,須注意專題如果是兩人以上一組要附上多人合作證明書,而這份文件需要給指導教授簽名以及寫上每個人負責的部分和工作的百分比

        最後分享自己當時遇到的問題,當時我上傳完所有資料到清大的系統時,也在每個項目按檢視來檢查各項文件有沒有問題,確定都沒問題後,按確定送出(即不可修改),送出後清大的系統會自動將所有上傳資料全部合併成一份,想說應該沒問題了!

        結果發現系統自動合併的最終完整文件,我的自傳裡的文字全部變成亂碼。當下非常緊張,因為在尚未送出前是沒有問題的,所以我趕快打電話給清大的教務處詢問,有重新把我送出的文件再退回,所以系統合併後千萬要再檢查一次,確保最終資料是沒有問題!


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